Dokumentenportal der Gemeinhardt AG auf Smartphone

Dokumentenportal der Gemeinhardt AG auf Laptop, Tablet und Smartphone

Dokumentenportal
Gemeinhardt AG – Intranet mit DocuWare-Anbindung

Kunde: Gemeinhardt AG
Branche: Gebäudetechnik – Heizung, Solar, Bad
Leistungen: Konzeption, TYPO3-Entwicklung, SSO-Anbindung JobRouter, DocuWare-Import, Betrieb
Technologien: TYPO3 v13 · JWT · SFTP · SVAR File Manager · Docker
Zeitraum: 2026
Bereich: Portale & Plattformen

Für die Gemeinhardt AG (Heizung, Solar, Bad) hat Various ein internes Dokumentenportal umgesetzt: Die Mitarbeitenden erreichen ihre Unterlagen aus DocuWare mit einem Klick aus JobRouter, per Single Sign-On, rollenbasiert und am Smartphone genauso wie am PC. Das Portal basiert auf TYPO3 und dem SVAR File Manager.

Ausgangslage & Ziel

Die Gemeinhardt AG arbeitet intern mit JobRouter, in dem die Mitarbeitenden ohnehin angemeldet sind. Ihre Dokumente – von Ersatzteillisten und Maßblättern über Beratungsunterlagen bis zu Verwaltungsdokumenten – lagen bereits in DocuWare, dem Dokumentenmanagement-System (DMS) des Unternehmens. Gut organisiert, im Arbeitsalltag aber nur umständlich erreichbar.

Das Ziel: ein Mitarbeiterportal, das beides verbindet. Ein Klick in JobRouter, und die Person ist bei ihren Dokumenten. Kein weiterer Benutzername, kein weiteres Passwort, und für die IT keine zusätzliche Benutzerverwaltung.

Portal-Einstieg: Hauptbereiche als Kacheln, Ordnerbaum links — Einstieg ins Portal: Hauptbereiche als Kacheln, Ordnerbaum links.

Kachelansicht mit Vorschaubildern und Dokumenttiteln aus DocuWare — Kachelansicht: Dokumenttitel aus DocuWare, Vorschaubild direkt in der Kachel.

Ein Klick aus JobRouter: Single Sign-On

Der Zugang läuft über Single Sign-On (SSO): einmal anmelden, überall drin. JobRouter stellt beim Klick einen kurzlebigen, digital signierten Token aus, der die Rollen der Person enthält. Das Portal prüft die Signatur und meldet die Person mit genau diesen Rollen an. Der Token ist nur wenige Minuten gültig; ein weitergeleiteter Link ist danach wertlos.

Auf TYPO3-Seite gibt es keine persönlichen Benutzerkonten, nur eine feste Zuordnung pro Rolle. Wer in JobRouter eine Rolle bekommt oder verliert, hat sie im Portal automatisch auch – oder eben nicht mehr.

DocuWare bleibt die Quelle: DMS-Anbindung

Die Dokumente werden nicht ins Portal kopiert und dort neu verwaltet. DocuWare liefert pro Dokument die Originaldatei plus eine kleine Metadaten-Datei. Ein regelmäßiger Abgleich übernimmt beides nach TYPO3. Gepflegt wird nur an einer Stelle – in DocuWare.

So sieht die Metadaten-Datei aus, die DocuWare zu jedem Dokument mitliefert:

{
  "DWDOCID": "000000",
  "BELEGART": "Technische Unterlagen",
  "BELEGDATUM": "2026-02-05 00:00:00.000",
  "BEMERKUNG": "Ersatzteilliste.docx",
  "BERECHTIGUNG": "FINANCE",
  "letzte Änderung": "2026-04-08 05:42:34.000",
  "INTRANET_E1": "Technik",
  "INTRANET_E2": "Solarstation",
  "DATEINAME": "Ersatzteilliste.docx_2670782.pdf",
  "RELATIVER_PFAD": "Verwaltung\\ERSATZTEILE"
}

Rollenbasierter Zugriff

Jedes Dokument trägt genau eine Berechtigung, eine Person kann mehrere Rollen haben. Ein Dokument wird angezeigt, sobald eine ihrer Rollen passt – exakt die Logik aus DocuWare, ohne künstliche Hierarchie darüber. Die Dateien liegen in einem geschützten Bereich; jeder Abruf wird einzeln auf Login und Rolle geprüft.

Listenansicht mit Breadcrumb-Navigation — Listenansicht mit Breadcrumb und Rücksprung in den übergeordneten Ordner.

Mobile Ansicht: Listen- und Kachelansicht am Smartphone — Am Smartphone: Listen- und Kachelansicht, Ordnerbaum einklappbar.

Funktionen

Ein Klick aus JobRouter, kein Login-Formular
Kachel- und Listenansicht, umschaltbar
Vorschaubilder für PDFs und Bilder
Dokumenttitel aus DocuWare statt Dateinamen
Ordnerbaum, Breadcrumb und Suche
PDFs öffnen sich direkt im Browser
Mobile Ansicht mit Listeneinstieg und Zurück-Navigation
Bewusst nur lesend: kein Anlegen, Umbenennen, Löschen
Rollenkonzept erweiterbar auf interne Seiten und Inhalte

Technik

Plattform:
TYPO3 v13, privater Dateispeicher außerhalb des öffentlichen Webroots
Single Sign-On:
Signierte Tokens (JWT) aus JobRouter, Prüfung serverseitig in TYPO3, Gültigkeit wenige Minuten
DMS-Anbindung:
DocuWare-Export per SFTP, Metadaten-Datei je Dokument, periodischer Import inklusive Berechtigungen
Filebrowser:
SVAR File Manager (Svelte, Open Source), als eigenständiges Bundle via Vite ins TYPO3-Frontend integriert, nur lesend konfiguriert
Sonstiges:
Thumbnails für PDFs und Bilder werden im Hintergrund vorab erzeugt, Rückfall auf Typ-Icon

Ergebnis & Mehrwert

Für die Mitarbeitenden fühlt sich das Portal an wie ein zusätzlicher Klick im gewohnten System, nicht wie ein neues Werkzeug. Für die IT ist es ein Portal ohne Benutzerpflege und ohne Dokumente im öffentlichen Web. Und für die Gemeinhardt AG ist es ein Baustein in der Digitalisierung interner Prozesse, der sich mit demselben Rollenkonzept später auf weitere Inhalte ausdehnen lässt.