Das Beste aus zwei spezialisierten Tools
Die Idee hinter unserer Integration war einfach: Wir wollten das leistungsstarke Projektmanagement und die Ticketverwaltung von OpenProject mit der benutzerfreundlichen und spezialisierten Zeiterfassung von Toggl kombinieren. OpenProject ist hervorragend geeignet, um Tickets und Aufgaben im Überblick zu behalten und die gesamte Projektverwaltung abzuwickeln. Toggl hingegen ist perfekt für die genaue und einfache Erfassung der Projektzeiten, inklusive detaillierter Reports und einfacher Bedienung. Durch die Verknüpfung dieser beiden Tools konnten wir die jeweiligen Stärken nutzen und einen reibungslosen Workflow für unsere Projekte schaffen.
Es gibt bereits eine alternative Lösung über einen Toggl Button, der in OpenProject integriert werden kann (siehe Toggl-Integration in OpenProject). Dabei hat man jedoch nur die Möglichkeit, die Zeit über einen Button direkt im Ticket (Browser) zu starten. Für unsere Zwecke reichte diese Integration nicht aus, da wir die vollen Vorteile von Toggl nutzen möchten – wie etwa die mobile App, Limits (Benachrichtigung bei erreichen einer gewissen Stundenanzahl), umfassende Kunden- und Projektzuweisungen und flexiblere Zeiterfassung.
Die Lösung: Unsere Integration und Schnittstelle
- Um die Vorteile beider Tools optimal zu nutzen, haben wir eine Schnittstelle erstellt, die alle Kunden und Projekte von OpenProject nach Toggl synchronisiert (über die API von Toggl bzw. OpenProject). Diese Integration sorgt dafür, dass Kunden, Projekte und Tickets (als Tasks in Toggl) immer aktuell in beiden Systemen verfügbar sind. Auch die geschätzte Zeit zu einem Ticket wird übertragen, sodass in Toggl sofort ersichtlich ist, wie viel Zeit für die jeweilige Aufgabe veranschlagt ist.
- Unsere Lösung ist zwar auf unsere spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten, lässt sich jedoch mit wenigen Anpassungen auch für andere Unternehmen verwenden.
- Zusätzlich zur Integration von OpenProject in Toggl haben wir auch ein Skript erstellt, das pro Kunde einen Projektzeitreport als PDF generiert. Diese Funktion ermöglicht eine einfache Auswertung der erfassten Zeiten und hilft uns und unseren Kunden, die Effizienz und den Fortschritt der Projekte im Blick zu behalten.
Export der Projektzeiten
Um unseren Kunden Einblick in den Projektfortschritt zu bieten, haben wir einen Projektzeitreport entwickelt, der monatlich als PDF generiert wird. Dieser Bericht enthält alle relevanten Informationen zu den Projekten, Kunden und erfassten Zeiten. Der Report bietet eine übersichtliche Darstellung der gebuchten Projektzeiten und ermöglicht es unseren Kunden, den aktuellen Stand ihrer Projekte nachzuvollziehen und die Effizienz der Abläufe zu überprüfen. Im folgenden Screenshot sehen Sie ein Beispiel unseres Projektzeitberichts:
Fazit
Die Verknüpfung von OpenProject und Toggl hat uns in der täglichen Projektarbeit erheblich weitergebracht. Wir können die umfangreiche Projektverwaltung von OpenProject nutzen, während Toggl uns eine einfache und effiziente Möglichkeit bietet, Projektzeiten zu erfassen und auszuwerten. Dank der Integration beider Tools konnten wir unsere Workflows optimieren und den Verwaltungsaufwand verringern.
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Harald Holzmann, BSc
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